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【君思智慧园区】《招商引资接待工作基本流程》

2020-11-25 17:43
 

每次来访接待工作,要明确牵头领导,落实接待工作任务责任分工,具体接待筹备事项和相关活动组织工作,由各项工作负责人和相关工作人员分工负责,密切协调配合,主动协同工作,相互搭台补位, 共同完成好接待任务。


一、接收考察接洽函件

传真或电子邮件来函(见例文)列明(或电话及时联络确知)如下事项:

1.考察团行程日期,在济时段。

2.到站时间车次、时刻

3.拟考察接洽事项。

4.返程时间安排。

5.考察活动要求,如:

①实地考察;

②接洽项目;

③拜见有关市领导等。

6.附《考察团成员名单》包括:

①成员姓名、性别、单位、职务;

②备注(饮食禁忌、民族风俗

7.注明联系人及联系方式(手机号码

 
 

二、编写接待快报

1.填报日期;

2.来电单位:考察团牵头单位名称;

3.接待事由:列明来访时间、主宾一行几人、拟考察接洽事项及要求等;

4.拟办意见;

5.领导批示;

6.备注。


三、编写接待方案

内容要点:


1.综述:

接待事由,简述考察团来访时间、主要人员、拟接洽事项。


2.日程安排:

来宾在济宁时段内各主要事项时间节点安排。

⑴到站时刻、接站人员及车辆安排。

⑵入住酒店及入住时间,房间安排见接待手册或房间安排表。

⑶就餐安排:三餐及欢迎宴会安排见接待手册。

⑷领导会见:

 

①时间、地点、参加嘉宾;

②出席领导、陪同人员;

③印制座签;

④准备背景材料来宾背景情况,公司简介,已有合作情况、下步合作意向,或起草会谈纪要;

⑤衔接新闻记者与会采访报道。

⑸座谈会:

①时间、地点、参加来宾;

②出席领导、参加人员;

③会谈主题事项及相关资料准备(参见领导会见准备材料

④印制参会人员或市、部门单位座签;

⑤新闻记者与会衔接。

⑹欢迎宴会招待宴会

①时间、地点、参加来宾;

②出席领导及陪同人员;

③印制主客双方人员桌签(姓名、手签姓名、单位、职务

⑺考察接洽活动安排:

①考察项目策划、路线设计,预计行车时间,必要时可先行探路踩点;

②接界衔接、导引车辆或警车;

③情况介绍、对接洽谈活动;

④确认考察接洽人员名单,见后接待方案附件。

⑻考察行车路线(链图):

 
 

【链图】自下榻酒店集合乘车(车辆号牌)出发—(预计本段路上时长)—参观某地 A—(本段路上时长)—参观某地B(本段路

时长)——返程(目的地)

【提示】:关键是控制时间节点,交接点的时间、地点,明确联络人员,落实讲解人员、陪同人员。

3.责任分工及要求:涉及部门、市工作任务、责任分工及要求。

4.联系人及电话。



四、编写接待手册

封面、封底图文参用市委办定制,正文内容要点如下:

1.市及镇情简介;

2.主要活动行程安排:接待方案日程安排简化版;

3.三餐安排:早餐、午宴、晚宴就餐时间、标准及餐室预订;

4.接站送站:

①确认接站车次站台、时间时刻;

②确定接站人员、准备接站标牌;

③明确来宾姓名、人数,联系人及电话;

④安排车辆使用;

⑤落实送站车次站台、时间时刻;

⑥确定送站人员,帮助提前搬运行李物品,提醒客人带齐行李、衣物、小物件,如充电器等。

 



 
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