每次来访接待工作，要明确牵头领导，落实接待工作任务责任分工，具体接待筹备事项和相关活动组织工作，由各项工作负责人和相关工作人员分工负责，密切协调配合，主动协同工作，相互搭台补位， 共同完成好接待任务。

一、接收考察接洽函件

传真或电子邮件来函（见例文）列明(或电话及时联络确知）如下事项：

1.考察团行程日期，在济时段。

2.到站时间（车次、时刻）。

3.拟考察接洽事项。

4.返程时间安排。

5.考察活动要求，如：

①实地考察；

②接洽项目；

③拜见有关市领导等。

6.附《考察团成员名单》包括：

①成员姓名、性别、单位、职务；

②备注（饮食禁忌、民族风俗）。

7.注明联系人及联系方式（手机号码）。

二、编写接待快报

1.填报日期；

2.来电单位：考察团牵头单位名称；

3.接待事由：列明来访时间、主宾一行几人、拟考察接洽事项及要求等；

4.拟办意见；

5.领导批示；

6.备注。

三、编写接待方案

内容要点：

1.综述：

接待事由，简述考察团来访时间、主要人员、拟接洽事项。

2.日程安排：

来宾在济宁时段内各主要事项时间节点安排。

⑴到站时刻、接站人员及车辆安排。

⑵入住酒店及入住时间，房间安排见接待手册或房间安排表。

⑶就餐安排：三餐及欢迎宴会安排见接待手册。

⑷领导会见：

①时间、地点、参加嘉宾；

②出席领导、陪同人员；

③印制座签；

④准备背景材料（来宾背景情况，公司简介，已有合作情况、下步合作意向），或起草会谈纪要；

⑤衔接新闻记者与会采访报道。

⑸座谈会：

①时间、地点、参加来宾；

②出席领导、参加人员；

③会谈主题事项及相关资料准备（参见领导会见准备材料）；

④印制参会人员或市、部门单位座签；

⑤新闻记者与会衔接。

⑹欢迎宴会（招待宴会）：

①时间、地点、参加来宾；

②出席领导及陪同人员；

③印制主客双方人员桌签（姓名）、手签（姓名、单位、职务）。

⑺考察接洽活动安排：

①考察项目策划、路线设计，预计行车时间，必要时可先行探路踩点；

②接界衔接、导引车辆或警车；

③情况介绍、对接洽谈活动；

④确认考察接洽人员名单，见后接待方案附件。

⑻考察行车路线（链图）:

【链图】自下榻酒店集合乘车（车辆号牌）出发—(预计本段路上时长)—参观某地 A—(本段路上时长)—参观某地B(本段路

时长)——返程（目的地）

【提示】：关键是控制时间节点，交接点的时间、地点，明确联络人员，落实讲解人员、陪同人员。

3.责任分工及要求：涉及部门、市工作任务、责任分工及要求。

4.联系人及电话。

四、编写接待手册

封面、封底图文（参用市委办定制），正文内容要点如下：

1.市及镇情简介；

2.主要活动行程安排：接待方案日程安排简化版；

3.三餐安排：早餐、午宴、晚宴就餐时间、标准及餐室预订；

4.接站送站:

①确认接站车次站台、时间时刻；

②确定接站人员、准备接站标牌；

③明确来宾姓名、人数，联系人及电话；

④安排车辆使用；

⑤落实送站车次站台、时间时刻；

⑥确定送站人员，帮助提前搬运行李物品，提醒客人带齐行李、衣物、小物件，如充电器等。