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《产业园区物业服务管理制度》

2020-11-23 14:18

为了提高园区物业服务水平, 改善园区环境卫生,加强治安秩序管理,创造整洁、优美、文明的工作和生活环境,进一步完善和落实“门前三包责任制”,特制定本责任书;甲乙双方就环境卫生“门前三包”有关责任事项达成如下协议:

 

1、员工管理规定

1)严格遵守公司作息制度和考勤制度,不得迟到、早退和无故旷工。

2)认真工作,禁止上班时间打闹、玩扑克等与工作无关活动。自觉维护办公环境,不得在办公场所高声喧哗。

3)坚守工作岗位,严禁工作时间串岗、脱岗、干私活。

4)严格履行请销假制度,有事须提前请假。加班必须履行加班审批制度。 。

5)爱岗敬业,热情服务。善待客户的误解,严禁争吵、打架。

6)维护公司利益,爱护公司财物,严禁损害公司利益。

7)未列事项,请遵守公司《员工手册》其他相关规定。

2、办公用品管理规定

1)新入职工作人员,因工作需要可申领相应的办公用品。。

2)办公用品的购买须填写《办公用品申购单》,经公司领导审批后方可购买。

3、计算机管理规定

1)使用外来移动存储设备的应经过病毒检测后方可使用。

2)每次上机前要按正常步骤操作、使用。关机前要先保护好各类信息,然后按顺序退出、关机。

3)不用电脑时,机器要锁死。未经许可不得让外人使用机器,否则造成电脑损坏,当事人照价赔偿损失。

4)公司电脑只能用于各项企业管理,严禁用电脑玩游戏、处理私人文件等。

5)上机时如遇不正常情况,不准做其他不合实际的尝试,应及时报修。

6)当天输入电脑的资料、数据应做备份,防止资料遗失。

7)电脑使用人员应做好保密工作。

4、公章管理规定

1)公章的使用和保管由专人负责,公章保管人不得委托他人代为盖章,不准在空白纸上盖印。

2)必须根据有效的《用章审批登记表》来盖章。

3)将《用章审批登记表》及用章文件的复印件一并存档。

   4)以下文件资料用章由部门负责人提出,须报园区管理中心审核经公司领导同意签字:以公司名义和外单位签署的协议和各类经济合同;财务部门上报的各类会、统计报表;以公司名义向有关主管机关发送的请示、报告及重要信函;劳动工资、人事调动及人事聘用和劳动合同;在业务往来活动中, 向有关业务单位发送的重要信函;公司的正式发文。

5)印章的刻印、更换一律由公司统一办理,废弃的印章由公司统一收回保存。

5、发文规定

    1)以园区管理中心发文时,由主办部门专人起草,填写发文稿,由主办部门负责人核稿,呈园区管理中心领导签发。园区管理中心专人负责登记编号,组织打印外发。

2)公文必须一文一事,主送单位只能一个,不得越级行文,行文简明扼要,文字清晰。

    3)一切上报外发的文件、信函、电文,园区管理中心都要留存底稿备查。上报和外发文件有上级来文的要将上级来文一并附后装订归档。

4)各部门之间文件往来、资料供给等由部门间互相递送。

6、收文规程

    1)凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由园区管理中心专人负责签收、拆封、分类编号、登记收文登记台帐,送园区管理中心领导审阅后,再送公司领导批阅。

    2)各部门从有关部门及业务单位直接带回的文件,在填写《文件资料移交单》后交由园区管理中心统一登记归档。

3)经公司领导批阅后的文件,园区管理中心及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。

4)对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。

5)要求各部门在文件承办后,将办理结果在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间等。

6)将承办完毕后的文件立卷、归档。

7)上级下达的业务性文件,承办部门办完后,需要留存的,公司领导签批后可以复印留用。

7、档案管理规定

1)凡是反映公司生产经营和企业管理等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围,凡属归档范围的文件资料均由园区管理中心统一管理,由行政事务部文员专职负责。

   2)归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或有关部门须保留的,保存人必须到办公室登记,办公室保存复印件。

   3)凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

   4)业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,属付款性质的,由财务部保存原件;其他重要报告, 在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

   5)由公司对外签订的经济合同,均保留两份原件,办公室、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时,财务部保存原件,办公室保存复印件并注明原件存放处。

   6)公司的收文、发文等文书资料在办公室归档。


8、档案保管规程

1)由行政事务部文员专职负责公司档案的保管。

2)归档资料要进行登记,编制全行目录。

    3)科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。

4)档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学合理。

5)库存档案必须图物相符,账物相符。

6)档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7)根据有关规定及公司的实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。

    8)经鉴定需销毁的档案,由档案室编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9)严格做好档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

9、档案借阅规定

1)档案属公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

    2)借阅部门保管的档案、材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的, 由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案、材料须经办公室负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经办公室负责人批准。

3)借阅档案,必须履行登记、签收手续。

    4)借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案员催还。需要长期借出的。须经办公室负责人并报总经理批准。

    5)借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人, 以便查阅和催还。

    6)调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

7)借出档案资料。因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。


 
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